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オフィスの移転は、通常業務に支障をきたさないようにタイミングを見計らいながら、スムーズに実行しなければいけません。そのためには、まず「オフィス移転の基本的な流れ」を把握することが大切です。
そこで今回は、オフィス移転のスケジュールをはじめ、旧オフィス（現在のオフィス）の退去に必要な手続きや新オフィスに移転するまでの流れなどについてご紹介します。合わせて、オフィス移転に関わる届出書類を各機関ごとにご紹介していますので、オフィスの移転を検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。
オフィスを移転する際は、まずスケジュールを立てることが大切です。「何をいつまでに行うか」を明確にすることで、進捗状況を確認しながら効率よくオフィス移転を進めることができます。
スケジュールを立てるためには、オフィス移転にかかる期間を把握することが大切です。
オフィス移転にかかる期間は「およそ6ヶ月」といわれており、その間に各種手続きや旧オフィスの原状回復工事、移転の準備、取引先への案内などを済まさなければいけません。そのため、スケジュールを立てる際は、6ヶ月後の最終的なゴール（オフィス移転完了）から逆算して、各工程をいつまでに終わらせるかを決める必要があります。たとえば、新オフィスの選定は6ヶ月前に、電話・OA機器の移設依頼は4ヶ月前に行うのがベストです。
なお、「およそ6ヶ月」という期間はあくまでも目安であり、企業規模によっては変動します。まずは6ヶ月でスケジュールを組んでみて、現実的に難しそうであれば期間を延ばして再調整しましょう。
スケジュールが決まったら、次は旧オフィス（現在のオフィス）の契約状況を確認しましょう。解約手続きの内容や原状回復工事ができる時期を事前に調べておくことで、オフィス移転をスムーズに進められます。
旧オフィス（現在のオフィス）を解約する際は、退去する6ヶ月前にオーナーや管理会社へ「解約予告」を通知する必要があります。万が一解約予告を通知しなかった、あるいは移転の直前になって通知した場合、想定していたスケジュールどおりに解約が成立しない可能性があります。そうなると退去日がズレてしまい、オフィス移転に滞りが生じてしまいます。こうしたトラブルを避けるためにも、契約内容に目を通して「いつまでに解約予告すればおいか」確認しておきましょう。
原状回復工事は、基本的に旧オフィス（現在のオフィス）を退去するまでの「契約期間中」に行う必要があります。オフィスの管理会社によっては工事業者が決まっている場合もあるため、解約予告の詳細と合わせて管理会社に確認しておきましょう。
工事業者の指定がなければ、自分たちで業者を探さなければいけません。特約がない場合に限り、「明け渡しの期日まで」に現状回復工事が完了していれば問題ないので、移転スケジュールに合わせて工事の時期と費用を確認しましょう。
なお、工事業者への発注は最低でも2ヶ月前までに済ませておきましょう。というのも、原状回復工事の期間は、30坪程度のオフィスで1週間〜3週間程度、100坪未満でも1ヶ月〜1.5ヶ月ほどかかります。明け渡し日に原状回復工事が完了していなければ工事完了までの日数に対して家賃が発生することもあるので、余裕を持って発注しましょう。
新オフィスへの移転は、これまで抱えていたオフィス内の課題を解決するチャンスでもあります。移転の目的を明確にし、かつ業種に合った物件・レイアウトを取り入れて、働きやすい理想のオフィスを手に入れましょう。
まずは「旧オフィス（現在のオフィス）の課題」と「新しいオフィスに求める条件」を洗い出して、オフィス移転の目的を明確にしましょう。
たとえば、「社員数の増加によりオフィスが狭くなった」「新事業に取り組むうえでオフィスの立地を見直す必要がある」といった現在のオフィスの課題がわかれば、新しいオフィスに求める広さや立地が自然と見えてきます。次の物件選びに進みやすくなるので、とくに重要なプロセスといえます。
条件が出揃ったら、次は「物件探し」を行います。ホームページを見たり仲介業者に依頼をしたりして、条件に合った理想のオフィスを探しましょう。
とはいえ、すべての条件を兼ね備えたオフィスはなかなか見つかりにくいものです。そのときは、それぞれの条件に優先順位をつけて「譲れない条件」を明確にしましょう。それをもとに物件探しを行えば、理想に近いオフィスが見つかるはずです。
ある程度目星がついたら、実際にオフィスへ足を運び内覧してみましょう。設備はもちろんのこと、オフィス周辺の環境も合わせて確認することが大切です。たとえば、頻繁に行き来することになる銀行や郵便局、役所、そしてランチにぴったりな飲食店が周辺にあれば、従業員満足度のアップにつながりやすくなります。
物件が決まったら、次は「オフィスのレイアウト」を明確にしましょう。
はじめに、オフィスに必要な各種スペースを明確にします。従業員のワークスペースはもちろん、エントランスや会議室、応接室、さらには休憩室や保管庫などの必要可否もこの段階で決めます。次に、専門業者の意見を踏まえながら、デスク・各種機材の配置や動線などの具体的なレイアウトを決めていきます。最後に、移転の目的に合っているかを再確認して、問題なければレイアウトは確定です。
レイアウトが決まったら「家具の選定・発注」を行います。まずは、現在使用しているオフィス家具やOA機器が「リース」か「購入品」かを明確にしましょう。
オフィス家具やOA機器をリースしている場合は、「オフィスを移転しても継続して使用できるか」「自社で運搬可能か」などをリース会社に確認する必要があります。継続不可の場合は、新たにリースすることを検討しましょう。
オフィスの移転を機に新しく購入する場合は、あらかじめ決めたレイアウトを考慮してオフィス家具の選定を行い、発注まで済ませておきましょう。
次に、引っ越し業者の選定を行います。ここでポイントとなるのは、複数の引っ越し業者にて見積もりを依頼することです。見積り金額はもちろん、どのような作業まで対応してくれるのかを比較することで、引っ越しにかかる費用と手間を最小限に抑えられる業者を見つけやすくなります。
最後に、取引先へオフィスを移転することを連絡します。書面に移転の事実と所信表明、移転先の詳細を明記して、オフィスを移転する日の1ヶ月前〜2週間前までに相手の手元に届くよう送付しましょう。
取引先への連絡を終えたら、いよいよ引っ越し作業に入ります。以下で詳しく紹介しますが、このとき「社内マニュアル」を作成しておけば従業員一人ひとりの作業が明確になり、よりスムーズに移転を進められます。
「社内マニュアル」とは、オフィス移転のスケジュールや引っ越し当日の役割分担などをまとめたもの。オフィス移転の全体的な流れに加えて、いつどのような作業を行えばよいかを従業員一人ひとりが把握しやすくなるので、日常業務と並行しながら順序立てて移転作業を進めることができます。
オフィスの移転を円滑に進めるためには、従業員の協力が必要不可欠です。快く協力してもらうためにも、そして混乱を招かないためにも、「いつまでに何をしてほしいか」「引っ越し当日にどの役割を担ってほしいか」を社内マニュアルを通して伝えるようにしましょう。
オフィスを移転する際は、公的機関に各種届出を提出しなければなりません。以下で代表的な届出を7つご紹介しますので、押さえておきましょう。
「防火対象物使用開始届出書」は、消防署による建物の安全性に関する指導を受けるために必要な書類です。移転日の7日前までに、移転後の管轄消防署へ提出しましょう。
「適用事業所所在地・名称変更（訂正）届」は、社会保険事務所（年金事務所）へ提出する書類です。移転日から起算して5日以内に、移転前の管轄社会保険事務所（年金事務所）に提出しましょう。
「労働保険名称・所在地等変更届」は、労働基準監督署へ提出する書類です。
提出先は行っている事業の種類によって異なり、一元適用事業所は「労災保険」と「雇用保険」を取り扱うため、労働基準監督署に提出します。二元適用事業所は、労災保険に関する書類を労働基準監督署へ提出し、雇用保険に関しては公共職業安定所へ提出します。提出期限は、どちらも保険関係が成立した日の翌日から起算して10日以内です。
「雇用保険事業主事業所各種変更届」は、公共職業安定所へ提出する書類です。オフィスの移転に伴い、事業主の氏名や住所、事業の種類・概要に変更があるときは必ず提出するようにしましょう。なお、提出期限は変更のあった日から起算して10日以内、提出先は移転後の管轄公共職業安定所です。
「事業開始等申告書」は、都道府県税事務所に提出する書類です。提出期限は各都道府県によって異なるため、窓口に確認をとるか、公式ホームページで確認しましょう。
「本店移転登記申請書」「支店移転登記申請書」は、法務局へ提出する書類です。その名のとおり、本店であれば前者を、支店であれば後者を出す必要があります。提出期限はそれぞれの書類で異なり、本店移転登記申請書は移転した日から2週間以内、支店移転登記申請書は移転した日から3週間以内となっています。
「異動届出書」「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」の2つは、税務署へ提出する書類です。移転した日から起算して1ヶ月以内に移転前の所轄税務署に出しましょう。
オフィスを移転する際は、綿密なスケジュールを立てることが大切です。今回ご紹介した移転の流れを参考に、まずは全体的な計画を明確にすることから始めましょう。
加えて、公的機関に提出する各種届出も忘れてはいけません。提出期限を過ぎてしまうと罰則が発生するものもあるので、ひとつずつ確認しながら漏れのないように準備しましょう。
もし、「オフィスを移転したいけど、通常業務が忙しくてなかなか手が回らない」という場合は、移転業務を外部委託するのもひとつの方法です。
オフィス内装デザインドットコムでは、オフィスのレイアウトデザインから各備品の搬入、施工までのすべてに対応しています。レイアウトに関しては、デザイナーが移転の目的を考慮して提案するので、きっとご満足いただけるはずです。オフィスの移転やレイアウトのリニューアル、あるいは新しくオフィスを新設する予定であれば、ぜひオフィス内装デザインドットコムをご利用ください。