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新しい働き方として「フリーアドレス制オフィス」を導入する企業が増えております。ICT設備充実やリモートワークの普及の後押しもあり、フリーアドレスが身近な言葉となってきております。本記事ではフリーアドレス制オフィスがどのようなものなのか、そのメリットとデメリットえおお伝えいたします。またフリーアドレス制オフィスで快適に過ごせるための注意点もご紹介します。
目次
フリーアドレス制のオフィスという言葉は最近よくお聞きするのではないでしょうか。フリーアドレスオフィスとは社員が固定の席を持たず、毎日自分が好きな席を選択して働くオフィスレイアウトです。
経営側の視点から見ると、コスト削減などのメリットがあり、社員側の視点からだと自分に合わせた働き方ができるという利点があります。そのため、フリーアドレスオフィスはオフィスレイアウトの一つとしてだけではなく、新しい働き方として注目されています。
フリーアドレスオフィスはここ数年で生まれた言葉ではなく、90年代からすでに導入している企業も存在していました。しかし当時フリーアドレスが大々的に浸透しなかったのは固定電話や紙媒体資料などといった持って移動しづらいものの存在がありました。
一方現在ではノートパソコンとスマホがあればどこでも仕事ができる環境になっているため、フリーアドレスの導入に抵抗がなくなっているのです。更に最近ではリモートワークの推進も加わり、オフィスに自分の定位置を作る必要性がなくなってきているのも影響しているかもしれません。
固定席がなくなることで、自分が所属する部署と異なる社員と顔お合わせる機会が多くなります。毎日様々な社員の方と交流することで新たなアイディアが生まれたり、社内全体の関係性がよくなる可能性もあります。
心理学上では「単純接触効果」と言い、相手に繰り返し何度も会うことで相手に対するポジティブな評価が上がりやすくなると言われている。そのため、多くの人と接触する機会が多いフリーアドレスオフィスは社内コミュニケーションの活性化が期待できます。
特定の席がないだけで、働き方に影響があるのかと疑問を持つ方も多いと思います。特定の席がないということは、社員は毎朝出社時にどのような作業をどの席で行うことをプランニングする必要があるということです。この習慣が身につくと、業務を自然的に・主動的に考えることにつながることがあります。
またグループ作業向けと個人作業向けの席を分けることで、社員主体で好き作業スタイルを選ぶことが可能です。社員自ら自分が作業しやすい環境を選ぶことで、結果モチベーションを保つことができ作業効率をあげることに繋がります。
日中外出が多く、オフィスに残る社員が少ない企業であれば、全社員分の席を用意する必要がないため、オフィスの空間をより広く使用することができます。また、リモート勤務を導入している企業であれば、社員の出社日をローテーションなどを組むことで、オフィスの人数を抑えることも可能です。
オフィススペースを抑えられたことで、コストダウンにも繋がります。ただ、コスト削減のためだけの経営視点一方的なフリーアドレス導入は社員から受け入れにくい可能性があります。このようなことを防止するため、コスト削減できた分、社員のPC等の設備更新に注力することをおすすめします。
固定席がなくなることで、デスクに書類や私物を置きっ放しにできないため、デスク周りは必然的にクリーンな状態を保つことが可能です。また社員の荷物を保管するスペースを限定することで、紙媒体の資料の量も減らすことに繋がります。共有の備品は収納位置を予め決めておくことで、より働きやすく整理整頓されたオフィスになります。
業務内容によってはフリーアドレスが不向きな場合も存在します。典型的な例を挙げますと会計・事務といったオフィス内に長時間滞在し行う業務があります。コールセンターも同じく、席を離れる必要が少ない部署では固定席がある方が作業に集中しやすいと思う方が多いです。
また、社内の機密情報を扱う部署においては、会話量が増えるフリーアドレスレイアウトは不安と感じる見方も存在します。フリーアドレスオフィスを全社で導入するのか、もしくは一部の部署のみのフリーアドレス化するのか慎重に判断する必要があります。
せっかくフリーアドレスを導入したのに、社内で席変えの習慣が浸透せず、結局いつも同じ席に座ってしまう事例もあります。このようなことが起こらないために、フリーアドレス導入する際にいくつかルールを定めておくのが有効です。
例えば、同じ席を連続使用できる日数を指定したり、自由に使用できる席を一時期エリアごとに分けるなどがあります。社員一人の選択肢を減らすことで、席を変えることについて悩む時間が短縮できるので、フリーアドレス形式をスムーズに慣れることが可能です。
社員が毎日異なる場所で仕事することになると、各社員の位置確認するのが難しいくなることがあります。もし対面で話すことがある際、相手の居場所がわからず探すのに時間を取られてしまったら、逆に作業効率が落ちてしまいます。
対策としては、ICT設備を強化し、各社員がその日どのエリアで作業しているのかインターネット上で共有するなど、お互いのプライバシーを干渉しない程度の情報共有を行いましょう。
フリーアドレスは空間を広々と利用できるのが利点ですが、集中して作業を行いたい場合、周囲の些細な声や動きが気になってしまいますよね。パーテーションなどを活用して、集中作業を行う専用エリアを用意しましょう。個人スペースはリフレッシュに使用することも可能なので、積極的に取り入れましょう。
デスク上に荷物を置けない代わりに、にパーソナルロッカーの用意は絶対条件です。固定席がないことで社内の帰属意識が薄れると感じる人が一定数存在します。デスクの代わりに、自分専用のロッカーを手配することで、「自分はこの会社の一員」だという帰属意識へ繋がることが可能です。
いつも同じ席に座ったり、個人作業とグループ作業の方が混在したり、規則性のないフリーアドレスオフィスは快適なオフィスとは言えません。作業スタイルごとのエリア分けや席替えの頻度等のルール作りを導入前にしっかり練っておきましょう。社員主体のオフィスレイアウトが作業効率をあげるポイントの一つなので、社員の意見を知ることも大事です。
今回の記事ではフリーアドレスオフィスを集中的に紹介しました。そのほかのオフィスレイアウトにご興味がありましたら「【完全版】理想のオフィスレイアウトとは？代表的なパターンをご紹介」の記事もぜひお読みくださいませ。
フリーアドレスオフィスはICT設備が整った現代で社員が快適に働く環境を提供できるレイアウトです。社員一人一人が主体的で自律的行動でき、自身のペース効率的に作業することが可能となります。一方、個人作業がメインの職種、エンジニアやコールセンターなどについては、フリーアドレスオフィスを有効であるとは限りません。そのため導入前にしっかりと自社の作業スタイルをイメージする必要があります。
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