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オフィス開設時最初に揃えるべき備品とは？本記事ではオフィスで必要最低限なオフィス備品を優先順でご紹介。また初期費用を抑えて備品を揃えられる方法やオフィスの雰囲気を変えられるデザイナーズ備品も合わせてご紹介します。
オフィス備品を揃えるには大まかに購入・レンタルといった２つの方法があります。基本的に長期的・毎日使用すると予想できる備品はコストより機能性重視を選び、重要度が低い・買い替えが頻繁なものはレンタルや低コストのものを選ぶことをおすすめします。これからオフィスに必要な備品ー初めにオフィス開設する際絶対揃えるべきオフィス備品をご紹介
目次
オフィス開設時にまずデスクをと考える方が多いと思います。しかしどのようなデスクを選ぶべきか迷う方も同じく多いのではないでしょうか。一般的なオフィスデスクといえば下図のような一人用の作業スペースで引き出しがあるものをイメージされると思います。引き出しが片方あるのが片袖、両方に付いているのが両袖と言います。新品の片袖デスクを購入する場合の相場は約22,000円〜となっており、両袖デスクは収納が二倍なのでシンプルに片袖デスクの二倍の価格（4、５万円台）と見ていて大丈夫です。収納力が高いものの方がいいと思うかもしれませんが、ペーパーレス化が進んでいる今では必ずしもそうとは限らないのです。収納場所が多いとつい溜め込んでしまうのが人です、敢えて収納場所を制限することで、必要のない印刷が少なくなったり、こまめに整理が出来ます。こういった小さな積み重ねがエコへの取り組みと繋がって行くので、デスク選びも業務スタイルをイメージして選ぶことをお勧めします。スタイリッシュなオフィスを作りたい方には引き出しのないデスクがお勧めです。引き出しの代わりに社員全員に個人ロッカーを用意することでフリーアドレス制のオフィスにすることも可能です。デスク周りに収納そして固定席がないことで荷物の置きっぱながなくなるので自然とスッキリしたオフィスが保てます。フリーアドレス制オフィスの詳細は別記事をご参照ください。
オフィスデスクと対となるオフィスチェアはその高さが重要となります。デスクの高さが700〜750mmが一般的となっており、その際椅子の高さは地面から座面の高さが400〜450mmが理想です。人が椅子に座った際、膝とデスクとの距離が250〜300mm離れていれば一番負担が少ない姿勢を保つことが可能です。オフィスデスクとチェアを別々で購入する場合、チェアを高さ調整機能のものを選ぶと便利です。オフィスチェアの価格はばらつきが多く、数千円台から数十万と言われております。高機能でデザイン性が高いものほど価格帯が上がっており、リモートワークが普及し始めていることも追い風となり種類も豊富となっています。また比較的安価なオフィスチェアは組み立て式なものが多く、一度に大量に購入する場合は組み立てに必要な人手と時間に余裕を持っていましょう。
また少人数のオフィスであれば思い切って高価格のオフィスチェアの導入するのもお勧めです。オフィスチェアは毎日使うものなので耐久性も考え、２年以上使うものは価格よりも機能性重視をお勧めします。
パーティションといてもその種類も多く、一人で簡単に設置できるものから業者に依頼し工事が必要なものまで一纏めにパーティションとなります。小規模なオフィスや簡単なゾーニングなら持ち運び可能なパーティションがお勧めです。安いものなら５千円台からあり、キャスター付きや素材によって５万円台まであります。お客様と作業スペースの間仕切りや、個人が集中できるブースに使用することができ、意外と後回しにされやすい備品となっております。業者に依頼する場合は１５万円以上が一般的となっておりますが、一方施工期間が小規模であれば１〜２日と早いのがメリットです。
パーソナルロッカーはデスクとチェア同じく初期に整える必要がある備品の一つです。ロッカーは一度設置してしまうと移動が難しく、また社員が増えればそれに合わせてロッカーの数を増やす必要があります。特にフリーアドレス制のオフィスでは必需品であり、固定席の代わりに社員の帰属意識に繋がります。最初は現社員数より多くロッカーを用意し、余裕を持っておきましょう。ロッカーの価格もサイズや鍵のパターンで異なります。下図の６人用のロッカーは７万〜９万円ほどで手配することが可能です。
共有資料などを収納するキャビネットはその他の備品と比べ優先順位は低めですが、事業が回り始めれば自然と資料が増えて行き、社員間の情報共有に便利な備品です。キャビネットはネット通販などで１万円台で購入でき、必要になった時に用意するといったスタンスで大丈夫です。
ホワイトボードはキャビネットと同じく、事業展開の中で社員間の情報交換、ミーティングや行動把握が頻繁になってきたタイミングで用意できれば大丈夫です。置く場所に困るようでしたら壁に貼れるシートタイプやパーティションと一体化したタイプもあるのでぜひぴったりなホワイトボードを探してみてください。
お客様が訪問されることが多いことも企業なら、お客様をおもてなしするための備品の充実に力をいれましょう。傘立てなどは社員と共有して使用することも問題ないのですが、余裕があれば分けてよりお客様を大切にしている気持ちをアピールするのも良いでしょう。
オフィスに緑を置くことで社員のストレス軽減に繋がることから、最近は多くの企業が取り入れています。またオフィスにグリーンがあることで企業イメージが上がるといった声もあり。事業とは直接関わりはありませんが、オフィス環境改善の一環として注目されています。業務が忙しく手入れする時間がない方にはフェイクグリーンも同様に効果が期待できるのでお勧めです。
上記にご紹介した備品を一度に揃えるにはコストがかかりますよね、中古品という手もありますが、それでも初期費用が少し高いと思う方にはレンタルをお勧めします。レンタルは使用期間に応じて分割して支払うので初期費用は購入と比べて圧倒的に節約出来ます。
備品を購入した場合、メンテナンス費用が掛かってきます。一方レンタルの場合、故意による破損以外は別途修繕費用を頂くことは少ないので経費の削減に繋がります。また契約終了時は運搬費のみとなるので廃棄費用と比べ負担は少ないです。
レンタル備品を使用する際注意して頂きたいのは利用期間の長さです。場合によっては総レンタル費が備品の購入額を超える場合もありますので、長期でレンタルをお考えの方は長期レンタルプランを提示しているレンタル会社を選ぶのもいいでしょう。レンタル会社によってはレンタル期間の縛りがあったり、途中解約が出来ないこともあるのでしっかり各レンタル会社を見比べてみましょう。
次に弊社が提供しておりますオフィス備品のサブスクサービスについてご紹介します。
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